Перевод бумажного документа в цифровой формат и обратно с сохранением юридической силы — одно из самых востребованных нотариальных действий в России. За первые шесть месяцев текущего года зафиксировано 1 млн 753 тыс. обращений к нотариусам за такими действиями. Особенно часто за услугой обращаются жители Москвы, Санкт-Петербурга, Подмосковья, Краснодарского края и Ростовской области. А наиболее значительный прирост спроса на это действие — более чем вдвое — отмечен в Донецкой Народной Республике. В чем суть нотариальной оцифровки документов, кому и зачем это может понадобиться — рассказываем в этой статье.
Через расстояния: быстро и без риска потерять
В эпоху развития цифровых технологий все большее распространение получает обмен электронными документами как между гражданами, так и в корпоративной сфере. При этом в ряде случаев просто отсканировать или сфотографировать и переслать «картинку» недостаточно. Например, если цифровой документ требуется в суде, в государственных органах или для совершения сделки, он должен иметь ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал.
Один из самых распространенных поводов обращения к нотариусу за удостоверением равнозначности электронного документа бумажному — необходимость срочно переправить его в другой город. Нотариус сканирует документ и удостоверяет его своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), что и придает ему юридическую силу. После этого передает файлы человеку или отправляет сразу своему коллеге в том городе, где ждут документ.
Второй нотариус проводит обратную процедуру. Он проверяет подлинность цифрового документа, распечатывает его, удостоверяет своей обычной подписью и печатью и отдает получателю. У такого документа будет та же юридическая сила, что и у исходника, с которого делали цифровую версию. Так называемая нотариальная «телепортация» позволяет переслать важные бумаги буквально за считаные минуты и без риска их потерять.
Ситуации бывают экстренные. Реальный случай: женщина уехала по работе в другой город, а в ее отсутствие ребенок решил прогуляться ночью. Его остановила полиция, и до выяснения всех обстоятельств подростка поместили в центр временного содержания. Чтобы ребенка отдали его совершеннолетней сестре, требовалось согласие матери, которое она быстро «телепортировала» с помощью нотариуса.
Иногда приходится срочно пересылать согласие на выезд ребенка за пределы России. Кейс из практики: детская спортивная команда поехала в другой регион на всероссийские соревнования, показала отличные результаты и была отобрана на международный турнир. Заезжать домой и получать согласие законных представителей на выезд детей за рубеж времени не было, но проблема была решена. Родители удостоверили согласия у нотариусов в своем городе, они оцифровали документы и передали коллеге туда, где находились юные спортсмены.
Этот же тренер рассказывал, что всегда берет с собой на сборы и соревнования оцифрованные у нотариуса копии свидетельств о рождении детей. На случай, если кто-то из них потеряет оригинал, находясь в другом регионе или за рубежом.
Еще одна распространенная ситуация — «телепортация» доверенности с различными полномочиями или супружеского согласия на сделку с недвижимостью. Также востребовано такое нотариальное действие, если нужно отправить заявление о вступлении в наследство, когда наследственное дело открыто в другом регионе.
Популярно удостоверение равнозначности электронного документа бумажному и в корпоративной сфере. Электронный архив с оцифрованным уставом и другими важными документами компании позволяет быстро переслать их для сделки или в какое-либо ведомство безотносительно к тому, на территории какого субъекта РФ оно находится. Это актуально, например, когда центральный офис и юридический адрес компании находятся, допустим, во Владивостоке, а производственная деятельность ведется, например, в Московской области.
Все под рукой
Впрочем, иногда документы переводят в «цифру» не для того, чтобы их куда-то переправить, а для того, чтобы использовать самому. Так, например, цифровые копии могут быть полезны, если человек не хочет постоянно носить с собой различные свидетельства, доверенности, согласия и другие бумаги формата А4. Это не всегда удобно, а кроме того, документы могут быстро прийти в негодность. При этом простые фото, которые многие из нас хранят в телефоне, смогут выручить далеко не в каждой ситуации.
К примеру, оригинал документа, доказывающего, что вы являетесь законным представителем ребенка, могут потребовать при обращении в детскую больницу. А если мама повторно вышла замуж, и ее фамилия не совпадает с указанной в свидетельстве о рождении, то может понадобиться еще и свидетельство о заключении брака. Такая ситуация не застанет врасплох, если заранее позаботиться об оформлении у нотариуса электронного документа, тождественного бумажному. При необходимости можно будет обратиться в ближайшую нотариальную контору и перевести «цифру» обратно в бумагу.
Другая ситуация: если в автомобильную страховку вписано несколько водителей. Каждому из них когда-нибудь может понадобиться свидетельство о регистрации транспортного средства. И здесь перевод бумажного документа в электронный вид с сохранением юридической силы — тоже рабочий вариант.
Бывает, к нотариусам за оцифровкой своих дипломов обращаются юристы, участвующие в судебных процессах. По закону во многих случаях представительство в суде может осуществлять только человек, имеющий высшее юридическое образование. При личной явке в суд этот факт можно подтвердить, предъявив оригинал диплома. А для отправки документов через ГАС «Правосудие» или другие цифровые сервисы понадобится электронный документ, который можно хранить в облаке или на флешке и использовать при необходимости.
Закон позволяет оцифровать почти любой документ. Исключений немного: нельзя перевести в электронный формат с сохранением юридической силы оригинал паспорта и других документов, удостоверяющих личность. Также по закону запрещается оцифровка оригиналов договоров по сделкам в простой письменной форме.
